Проблемы комплектования архивных фондов ГБУТО ГАСПИТО в условиях режима повышенной готовности Тюменской области

Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством [1]. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов.

ГБУТО «Государственный архив социально-политической истории Тюменской области» (далее – госархив) хранит документы органов, организаций и учреждений КПСС (РКП(б) – ВКП(б) и ВЛКСМ (РКСМ)), региональных отделений политических партий, движений, общественных объединений, документы по личному составу ликвидированных организаций, учреждений, предприятий, документы личного происхождения тюменцев – известных государственных и общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, фото и видеодокументы, которые отражают общественно-политическую жизнь, экономическое, социальное, культурное развитие Тюменской области.

На 01.02.2021 года в списке организаций - источников комплектования 41 организация, из них 1 государственная организация и 40 общественных объединений; списке граждан - источников комплектования 33 человека.

В связи с  распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19) Правительство Тюменской области объявило о введении режима повышенной готовности (постановление от 17 марта 2020 год № 120-п), в котором устанавливались ограничения в работе организаций и предприятий.  А именно, объявление нерабочих дней (28.03.2020 – 30.04.2020, 06.05.2020 - 08.05.2020), соблюдение режим самоизоляции работниками старше 65 лет  (обязаны открыть больничный лист), ограничение доступа (входа) в здания, помещения организаций (здание госархива).

В связи с введением ограничений возникли следующие проблемы в работе с организациями - источниками комплектования:

1) отсутствие офлайн взаимодействия;

2) отсутствие технических возможностей у организаций источников –комплектования.

Отсутствие офлайн взаимодействия с  представителями организаций-источников комплектования:

- руководители и главные бухгалтера общественных объединений старше 65 лет, обязаны были находится дома на самоизоляции;

- отсутствие у работников госархива возможности доступа к документам организаций.

Отсутствие технических возможностей:

- отсутствие техники у общественных объединений (современных компьютеров, видеокамер, сканеров);

- на действующих компьютерах не установлены программы для конференц - связи, проведения переговоров.

Во-первых,  в целях выполнения плановых показателей государственного задания,  в сложившейся в  2020 году санитарно-эпидемологической обстановке, госахивом были организованы следующие мероприятия:

- По электронной почте были разосланы информационные письма, с просьбой указать сотовые телефоны представителей общественных объединений и граждан – источников комплектования, конкурсных управляющих (ликвидаторов) написать о возможности взаимодействовать через электронные приложения.

Пополнена информация об организациях – источниках комплектования госархива: добавлены сотовыми, домашними телефонами, адресами для доставки корреспонденции, уточнены удобные формы взаимодействия  через приложения - мессенджеры, которое позволяет отправлять сообщения, совершать видео- и голосовые VoIP-звонки через интернет бесплатно.

- Издан приказ госархива от  31.08.2020  № 13 «Об открытии читального зала, организации приёма посетителей  в условиях сохранения рисков распространения коронавирусной инфекции (COVID-19)», в соответствии с которым  с 01.09.2020:

- в госархиве организовано место для приема посетителей;

- размещена информация о приеме посетителей в ограниченном режиме (по предварительной записи) на странице госархива на Управления по делам архивов Тюменской области, на дверях входной группы здания и доведена по телефону и др.

- На официальном портале госархива размещены три вкладки «В помощь организациям – источникам комплектования», «В помощь владельцам личных фондов», «В помощь конкурсным управляющим, ликвидаторам». Во вкладках размещены законодательные и нормативные акты, правила, инструкции, методические рекомендации по вопросам делопроизводства и архивного дела, представлены формы документов, перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации и Памятка владельцам личных фондов.

- Организована бесконтактная доставка документов на рабочие и домашние адреса.

Во-вторых, проанализировав информацию, полученную от граждан и представителей организаций  – источников комплектования, работники сектора формирования архивных фондов перестроили свою работу:

- На компьютеры работников сектора установлены видеокамеры с встроенным микрофоном, программы бесплатных мессенджеров.  

- Консультации и оказание методической помощи организовано в формате аудио-, видеоконференций.

В своей работе мы используем два основных типа конференцсвязи — персональная и групповая. Персональная подразумевает сеанс аудио-, видеосвязи, в котором участвует всего два абонента. Групповая конференцсвязь – это сеанс аудио-, видеосвязи, в котором участвуют более двух абонентов.

Современные видео- и аудиокодеки, специализированные сетевые протоколы, различные алгоритмы обработки сигналов позволяют добиться качественной связи практически на любых каналах связи. Для представителей общественных объединений самыми доступными способами стали онлайн консультирование по телефону, ноутбуку, планшету с применением программ Viber, WhatsApp, ZOOM; для граждан консультирование по телефону.

Зачастую во время онлайн консультирования необходима демонстрация различных медиа данных, для этого конференцсвязь по средствам мессенджеров позволяет захватывать и передавать удаленным участниками документы в форматах doc, pdf, pptx (презентации), jpg (фото), png (скриншот). Таким образом, мы использовали файлы с проектами положений об архиве, экспертной комиссии организации, описей дел и научно-справочного аппарата к ним. 

Так 25 января 2021 года 43 представителя организаций – источников комплектования госархива приняли участие в  вебинаре «Подготовка номенклатуры дел общественного объединения». Во время видеоконференции обсуждались вопросы оформления номенклатуры дел, использования Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения  (утв. приказом Росархивом от 20.12.2019 № 236, зарегистрированный Минюстом  06.02.2020 № 57449), примерной номенклатуры дел общественной организации при подготовке  индивидуальной номенклатуры дел общественного объединения.

Работа сектора формирования архивных фондов была адаптирована к новым условиям. Информационные письма о сотрудничестве, представлении на рассмотрение документов ЭПК управления по делам архивов Тюменской области направлялись в организации в увеличенный в двое срок. Документы по описям дел постоянного хранения доставлялись в архив за 1-3 месяца до срока принятия для «обсервации» архивных дел, другими словами документы проходили процедуру карантина. Все взаимодействие между ЭК госархива и ЭПК управления по делам архивов Тюменской области было переведено в цифровой формат.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что все выше перечисленные меры, позволили организовать эффективную работы с гражданами, организациями – источниками комплектования, конкурсными управляющими (ликвидаторами), максимально использовать имеющиеся технические возможности, выполнить показатели государственного задания госархива за 2020 год в полном объеме. 

Список источников

1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

2. ГБУТО ГАСПИТО.  Ф. П-4057. Оп.1. Д.158. ЛЛ. 1-14.

3. ГБУТО ГАСПИТО.  Ф. П-4057. Оп.1. Д.249. ЛЛ. 1-12.