1. Общие положения
1.1. Документы, находящиеся на хранении в ГБУТО «Государственный архив в г. Ишиме» (далее - госархив) являются составной частью Архивного фонда Тюменской области и Архивного фонда Российской Федерации.
1.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. 24-ФЗ, Законом Тюменской области «О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области» от 28 декабря 2004 г. № 313 с учетом «Основных правил работы госархивов» (М., 2002), «Правил работы пользователей в читальных залах госархивов Российской Федерации», утвержденных приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. № 51.
Правила устанавливают порядок работы пользователей с документами и научно-справочным аппаратом к ним в читальном зале госархива; права, обязанности и ответственность пользователей.
1.3. Порядок работы, обязанности сотрудников госархива по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными актами Федерального архивного агентства Минкультуры РФ (Росархива), должностной инструкцией главного специалиста.
1.4. Все пользователи независимо от их гражданства, страны проживания, места работы обладают равными правами на доступ к документам госархива.
1.5. Госархив бесплатно выполняет комплекс услуг по информационному обслуживанию населения:
- обслуживание в читальном зале госархива (прием заказов, выдача дел и документов в пределах установленных норм);
- предоставление фондового, систематического и других каталогов, картотек, путеводителей и справочников, описей, алфавитного каталога спрвочно-информационного фонда (СИФ), указателей, консультаций о составе документов архивных фондов по теме исследования, составе и правилах пользования всеми видами научно-справочного аппарата (НСА).
1.6. Выполнение госархивом платных видов работ и услуг осущесляется в соответствии с приказом ГБУТО «Государственный архив в г. Ишиме» от 08.05.2008 № 6 «О введении в действие расценок на проводимые архивом виды работ и услуг» на основании постановления Правительства Тюменской области «О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области» от 22 октября 2007 года № 258-п.
Оплата за выполненные работы производится по безналичному расчету.
1.7. Распорядок работы читального зала устанавливается руководством госархива.

2. Порядок допуска пользователей в читальные залы архивов
2.1. Госархив, исходя из конкретных возможностей обслуживания определенного количества пользователей, может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.
2.2. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательского учреждения или выполняющие служебные задания, допускаются в читальный зал госархива на основании официальных писем направивших их учреждений (организаций) на имя директора госархива. В письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки и цель исследования. Письмо подписывает руководитель учреждения (Приложение № 1).
2.3. Студенты высших и средних специальных учебных заведений, учащиеся лицеев, гимназий и школ допускаются в читальный зал на основании писем учебного заведения за подписью ректора (проректора, декана факультета или директора) на имя директора госархива. В письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, название факультета, номер курса и группы (номер класса), тема, хронологические рамки цель исследования, фамилия научного руководителя. (Приложение № 2)
Работа учащихся средних учебных заведений в читальном зале осуществляется под руководством и в сопровождении учителя, ответственного за соблюдение учащимися правил работы пользователей в читальном зале госархива.
2.4. Пользователи, занимающиеся архивными исследованиями по личной инициативе, допускаются в читальный зал на основании личных заявлений, написанных на имя директора госархива. В заявлении указываются фамилия, имя, отчество пользователя, место работы, должность, ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки и цель исследования (Приложение № 3).
2.5. Иностранные пользователи допускаются к работе с архивными документами в читальном зале на основании официальных писем принимающих их российских организаций или учреждений, иностранных дипломатических представительств и других зарубежных учреждений на имя директора госархива. В письме указываются фамилия, имя пользователя, ученое звание и ученая степень (при наличии), место работы или учебы, тема, хронологические рамки и цель исследования. Письмо подписывается руководителем принимающей организации, иностранного дипломатического представительства или направившего зарубежного учреждения. Переводчики, сопровождающие иностранных пользователей, оформляются для работы с архивными документами отдельно на общих основаниях.
2.6. Разрешение на работу в читальном зале дается директором (зам. директора) госархива на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством госархива.
2.7. Все пользователи знакомятся с настоящими правилами и заполняют анкету установленного образца (Приложение № 4).

3. Права, обязанности и ответственность пользователей
3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в госархиве справочники (описи, каталоги, обзоры, указатели, карточки), дела и документы, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков на карточках фотокаталога), материалы СИФ (книги, справочные и др. периодические издания).
3.2. Пользователи, работающие в читальном зале госархива, имеют право:
3.2.1. Получать информацию об установленном распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых госархивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.
3.2.2. Получать консультации специалистов госархива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, имеющихся в госархиве справочниках, картотеках.
3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством (для спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству госархива, в управление по делам архивов Тюменской области, Федеральное архивное агентство Минкультуры РФ (Росархив), а также в установленном порядке в судебные органы).
3.2.5. Пользоваться печатными изданиями СИФ.
3.2.6. Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из представленных им дел, документов, архивных справочников.
3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства госархива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон); использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей1 (Приложение № 5).
3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его сотрудниками машинописный или печатный текст, гранки научной работы (Приложение № 6).
3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.
3.4. Пользователи обязаны:
3.4.1. Соблюдать Правила работы в читальном зале госархива.
3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
3.4.3 Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.) (Приложение № 7).
3.4.4. После работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.
3.4.5. При окончании работы сдать дела сотруднику читального зала, который должен провести их полистную проверку; при обнаружении в возвращенных документах недостачи или их повреждений в присутствии пользователя составляется акт.
3.4.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.
3.4.7. В соответствии с Законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 12 п. 2) использовать и публиковать полученную архивную информацию со ссылкой на ее источник с обязательным указанием названия госархива и поисковых данных использованных документов (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа);
3.4.8. Пользователь несет ответственность за соответствие приводимой им в публикациях информации содержанию использованных архивных документов.
3.5. В целях обеспечения сохранности документов пользователям запрещается:
3.5.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200-300 мм), пластиковые пакеты, зонты, фотоаппараты, видео- и кинокамеры, копировальную технику.
3.5.2. Курить, употреблять продукты питания, напитки.
Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам; оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время; писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы; вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое; оставлять документы без присмотра даже на непродолжительное время на рабочем столе.
3.5.4. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами и другими режущими предметами.
3.5.5. Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
3.6. Пользователи могут предоставить госархиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.
3.7. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, использованием в открытой печати сведений из архивных источников, которые могут нанести ущерб интересам Российской Федерации, ее гражданам, решаются в соответствии с действующим законодательством.
3.8. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб госархиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата
4.1. Документы пользователям выдаются только по теме их работы за указанный хронологический период. Госархив оставляет за собой право на отказ в выдаче документов, не относящихся к заданной теме.
4.2. Выдача дел и других материалов пользователям производится на основании заполненного бланка заказа с указанием номера фонда, описи, единиц хранения (Приложение № 8). Разрешение на выдачу дел для работы пользователям подписывает директор (заместитель директора) госархива, заведующий архивохранилищем.
Бланки заказов должны заполняться аккуратно, разборчивым почерком. В случае, если заказ пользователем оформлен неправильно, сотрудник читального зала возвращает его на переоформление.
4.3. При получении документов пользователь проверяет их состояние, сохранность и расписывается в бланке заказа за каждое дело (единицу хранения), принимая таким образом на себя ответственность за их сохранность на время работы.
При обнаружении повреждений или дефектов, отсутствия листов в дела, неправильной нумерации листов, ошибок в описи, пользователи обязаны сообщить об этом сотруднику читального зала.
4.4. Единовременно для пользования может быть выдано описей – 5, документов на бумажной основе – 10 ед.хр., ОЦД – 5 ед.хр., фотодокументов – 10 ед.хр.
Для иногородних пользователей норма выдачи может быть увеличена в 2 раза.
С учетом степени загруженности зав.архивохранилища, выдающего документы, физического состояния и ценности документов, могут быть установлены другие нормы выдачи.
Документы сверх нормы могут выдаваться платно по разрешению директора (заместителя директора госархива.
Очередной заказ оформляется только после сдачи дел, документов по предыдущему заказу.
4.5. Выдача дел, документов и других материалов производится по оформленным документам на следующий день в сроки согласно инструкции ГБУТО «Государственный архив в г. Ишиме» о порядке выдачи дел из архивохранилищ.
Пользователям, прибывшим из других регионов страны или районов области, с разрешения руководства госархива возможно предоставление дел по заказам в тот же день.
Платная выдача дел осуществляется только после плановой бесплатной выдачи дел, с 14-00 до 16-00 по заказам, поступившим в этот день. В пятницу дела из архивохранилищ не выдаются.
4.6. Описи и НСА предоставляются пользователям на 1 день, документы на бумажной основе – на 1 месяц, особо ценные документы – на 5 дней, фотодокументы – на 3 дня, печатные издания и материалы СИФ – на 1 месяц.
Продление указанных сроков хранения и использования дел допускается с разрешения руководства госархива в индивидуальном порядке.
В случае непосещения пользователем читального зала в течение срока, на который ему выданы документы, они возвращаются в хранилище и могут быть заказаны им повторно не ранее, чем через месяц со дня возвращения их из читального зала в архивохранилище (cроки повторной выдачи устанавливаются руководством госархива).
4.7. При возникновении у сотрудников госархива производственной необходимости в делах, числящихся за пользователем, документы могут быть взяты сотрудниками читального зала без согласия пользователя и возвращены ему после завершения работ.
4.8. Предварительный отбор фотодокументов для заказа производится путем просмотра тематических карточек фотокаталога, электронной версии БД «Фотокаталог».
4.9. Руководство госархива имеет право установить ограничения на использование документов.
4.9.1. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- плохого физического состояния;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками госархива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов;
- выдачи дел во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанных материалов на выставках;
- выдачи их другому пользователю.
В читальный зал не выдаются документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, негативы фотодокументов.
4.9.2. Госархив ограничивает доступ пользователей:
- на основании Закона РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1 к архивным фондам и документам, содержащим сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну в течение 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством;
- на основании Федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов. К таким документам и делам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы кадровых служб, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, медицинская документация, личная переписка. Ограничения на доступ к документам, содержащим информацию о частной жизни граждан, устанавливается при наборе персональных данных, в совокупности позволяющих идентифицировать личность.
4.9.3. Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока снимаются в случаях:
- наличия письменного нотариального заверенного распоряжения субъекта персональных данных или его наследника третьему лицу на ознакомление с ними;
- обезличивания персональных данных путем изъятия при копировании той их части, которая позволяет отождествить их с конкретным человеком.
Субъект персональных данных для сведений о его частной жизни может установить режим общедоступной информации, письменно проинформировав об этом руководство госархива.
4.9.4. Документы, содержащие персональные данные (фамилия, имя, отчество, год и место рождения (смерти), адрес места жительства, служебные должности, сведения о профессии и иные сведения, представленные лицом в установленном порядке), госархив может выдавать пользователям для проведения статистических, социологических, демографических, и других научных и практических исследований, составления библиографических справочников, биографий, публикаций документальных изданий при условии соблюдения пользователем прав личности на неприкосновенность частной жизни (Приложение № 9).

5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
5.1. По заказам пользователей, в зависимости от технических возможностей госархива и физического состояния документов, изготавливаются ксерокопии, фотоотпечатки, позитивы фотодокументов, а также копии на электронных носителях. Качество изготавливаемых копий обеспечивается госархивом.
5.2. Разрешение на копирование архивных документов дается руководством госархива на основании письменного заказа, оформленного пользователем на специальном бланке и переданного сотруднику читального зала (Приложение № 10).
При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства госархива дополнительно может прилагаться их перечень.
5.3. Копирование документов негосударственных структур, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
5.4. Копирование документов, составляющих объекты авторского права, творческого характера, осуществляется с учетом норм Закона РФ «Об авторском праве и смежных правах» от 9 июля 1993 г. № 5351-1.
5.5. Объем, виды и срок изготовления копий устанавливаются руководством госархива с учетом технических возможностей госархива и физического состояния документов.
5.6. Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности.
Вопрос о копировании особо ценных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством госархива в каждом конкретном случае.
5.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов, карточек, а также баз и банков данных и других архивных справочников по законам пользователей не производится.
5.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у госархива допускается копирование документов техническими средствами пользователей.
5.8.1. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства госархива в их помещениях и под контролем сотрудника читального зала. Для этого пользователю необходимо предоставить письмо на имя руководителя госархива с просьбой о разрешении пересъемки, с указанием целей пересъемки и технических средств заказчика. Дата пересъемки оговаривается заранее.
5.8.2. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, госархив не несет.
5.9. По согласованию с руководством госархива, пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы, чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении госархива под контролем сотрудника читального зала с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
5.9.1. При собственноручном копировании пользователем изобразительных материалов в помещении читального зала он обязан предварительно поставить об этом в известность сотрудника читального зала.
5.9.2. Приглашение для копирования специалиста осуществляется на основании письменного заявления пользователя, за счет пользователя, по разрешению руководства госархива.
5.10. Копирование документов осуществляется после оплаты пользователем счета в течение 2-3 дней. При большом количестве заказов или объеме заказа, этот срок может быть увеличен.
Пользователь обязан оплатить счет на изготовление копий в течение месяца со дня его получения (дата определяется по почтовому штемпелю). В случае неоплаты счета в установленный срок по неуважительной причине материалы, предназначенные для копирования, возвращаются в хранилище и могут быть выданы повторно не ранее, чем через 1 месяц со дня их возвращения.
5.11. Изготовленные копии документов проверяются сотрудником читального зала на предмет их соответствия содержанию подлинника документа и его поисковым данным. На обороте каждого листа копии работником читального зала проставляются поисковые данные архивного документа. Каждая копия подписывается директором госархива или его заместителем и заверяется печатью госархива.
Копии, не имеющие прямого отношения к теме исследования, из заказа изымаются и пользователю не выдаются.
5.12. Изготовленные и заверенные госархивом копии документов учитываются, согласно «Основным правилам работы государственных архивов» (М., 2002) в журнале учета выдачи архивных копий пользователям.
5.13. Копии документов выдаются отечественным пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.
Иностранным гражданам – на руки или высылаются в адрес учреждения России, принимавшего пользователя.
Разрешение на вывоз копий документов на различных носителях за пределы Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации.
5.14. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные госархивом по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании не рассекреченных частей текста, выдаются на общих основаниях.
5.15. Вынос копий документов за пределы госархива оформляется специальным разрешением, подписанным сотрудником читального зала (Приложение № 11).

6. Учет работы пользователей в читальном зале госархива
6.1. На каждого пользователя в читальном зале госархива заводится личное дело, в которое включаются следующие документы:
- официальное письмо направляющей организации или личное заявление о допуске в читальный зал с резолюцией руководства госархива;
- анкета пользователя;
- заказы на выдачу документов;
- заказы на копирование документов.
6.2. Каждое личное дело учитывается в журнале регистрации пользователей и их личных дел. Личные дела хранятся в читальном зале.
6.3. Для регистрации посещений пользователями читального зала госархива ведется журнал, в котором отмечается каждое посещение.
6.4. Работники госархива ведут картотеку учета пользователей и тематики исследований. Если в течение года тема исследования уточнялась, работник читального зала на основании нового письма (заявления) пользователя заполняет новую карточку учета пользователей и тематики исследований.

Приложения к правилам работы в читальном зале ГУ "Государственный архив в г. Ишиме"