Государственное бюджетное учреждение Тюменской области «Государственный архив социально-политической истории Тюменской области» (далее – госархив) хранит документы органов, организаций и учреждений КПСС (РКП(б)-ВКП(б)) и ВЛКСМ (РКСМ), профсоюзных организаций, региональных отделений политических партий, общественных объединений и документы по личному составу ликвидированных организаций, учреждений, предприятий с начала XX века по настоящее время.

Госархив ведет большую работу по собиранию документов личного происхождения, которые являются значимым историческим источником для пользователей. Дополняя и обогащая официальные источники, данная категория документов позволяет глубже и полнее осветить общественную, политическую, хозяйственную и культурную жизнь страны через субъективность восприятия ее отдельным человеком. Именно поэтому госархив старается сохранить и сделать документы личного происхождения доступными для исследования, осуществляя взаимодействие с людьми выдающимися в той или иной сфере, и являвшимися участниками значимых событий, а также их наследниками.

Комплектование партийного архива Тюменского областного комитета КПСС документами личного происхождения началось в 1970-х годах из биографий, воспоминаний, писем, наградных листов, удостоверений, вырезок из газет, рапортов, списков, воззваний, очерков ветеранов КПСС и ВЛКСМ, активных участников Октябрьской социалистической революции, Гражданской и Отечественной войн, социалистического и коммунистического строительства, их  родственников и боевых товарищей. В 1999  году из фонда партийного архива были сформированы коллекции документов личного происхождения «Тюменцы в Великой Отечественной войне (1923 – 1998)» (Ф. № 4059, 33 дела), «Воспоминания участников установления Советской власти и Гражданской войны (1898 – 1992)» (Ф. № 4048, 142 дела), «Коллекции документов по истории общественно-политического движения в Тюменской губернии и области» (1902-1990)» (Ф. № 4058, 97 дел), объединенный архивный фонд «Документы личного происхождения государственных, политических и общественных деятелей Тюменской области (1881 – 1991)» (ОАФ № 4012, 622 дела).

На сегодняшний день в госархиве имеется 2 объединенных архивных фонда, 21 коллекция документов личного происхождения, 38 фондов документов личного происхождения.

Коллекции документов личного происхождения разнообразны и представляют большой интерес для исследователей. В состав коллекций входят документы: партийных, комсомольских работников, ветеранов войны и труда, работников предприятий нефтяной и газовой промышленности, работников транспорта, врачей, учителей, преподавателей, актеров, писателей, художников,  журналистов, спортсменов, работников культуры, архивистов Тюменской области.

Согласно анализу состава и содержания документов личного происхождения, 57% составляют документы творческой, общественной, служебной деятельности,  24% - переписка,  11 % - биографические документы, 4% - документы, собранные фондообразователями для своих работ и тематические коллекции,  3% - документы о фондообразователях, 0,7% - документы членов семей фондообразователей.

Среди документов творческой деятельности преобладают рукописи художественных и публицистических произведений: романов, повестей, рассказов, очерков, стихотворений, статей. В меньшей степени представлены рукописи научных работ, монографий, диссертаций, научных статей, методических пособий, проектов, дневниковых записей, воспоминаний.

С целью совершенствования работы по комплектованию фондов личного происхождения документами тюменцев, внесших весомый вклад в развитие области, в 2009 году была разработана и утверждена Программа комплектования ГБУТО ГАСПИТО (далее – Программа). Она включает в себя работу с источниками комплектования – организациями, фотодокументами и документами личного происхождения.

Задачами Программы в области комплектования документами личного происхождения являются:

 1. Анализ видового состава и содержания документов личного происхождения, имеющихся на хранении; классификация фондообразователей по профессиональной деятельности, членству в организациях,  союзах для определения дальнейших направлений работы.

2. Сбор информации о владельцах личных архивов. При выявлении граждан - возможных источников комплектования используются все доступные источники информации, такие как региональные СМИ, энциклопедии, интернет. Проводится работа с организациями - источниками комплектования (совет ветеранов, союз ректоров, творческие, профессиональные союзы, политические партии и движения, общественные организации), ведущими учёт специалистов отрасли, имеющих почётные звания и принимающих активное участие в жизни области. Госархив участвует в конференциях, форумах, проводимых организациями-источниками комплектования.

Уже более 20 лет в госархиве проводятся встречи с общественностью «День истории края», «День дарителя» – презентации новых поступлений личных фондов и коллекций в формате выставочных экспозиций, на которых участники получают информацию о составе и содержании личных фондов и деятельности госархива по комплектованию документами личного происхождения. 

3. Проведение мониторинга потенциальных фондообразователей с целью выявления возможного состава документов, установления биографических сведений (анкетирование и обработка анкет). Анкета состоит из вопросов о биографических данных, профессии, творческой, общественной деятельности, имеющихся наградах, характеристике видового состава документов личного архива, фото-, фоно-, видеодокументов.

4. Подведение итогов мониторинга и занесение владельцев личных фондов в картотеку граждан - возможных источников комплектования. Для потенциальных фондообразователей разработана «Памятка владельцам личных архивов», в которой дается общее представление о личных архивах,  описание  видового состава документов семейного архива и могут представлять ценность для исследователей.

Мониторинг проводится каждые три года. За период работы Программы в картотеку занесено более 70 граждан – владельцев личных коллекций. Ежегодно потенциальным владельцам личных архивов направляется порядка 35 опросных писем. Со всеми респондентами проводятся встречи, беседы, заполняются анкеты.

С выявленными потенциальными источниками комплектования проводятся переговоры, во время которых архивисты знакомятся с составом и содержанием имеющихся в наличии документов, разъясняет фондообразователю (или его представителю) цели, порядок и условия приёма и использования документов, и при получении согласия фондообразователя (или его представителя) на сдачу документов в архив он вносится в список № 1 граждан - источников комплектования госархива. Передача документов на хранение в госархив производится после составления акта и сдаточной описи, на основании договора дарения, который составляется один раз и действует бессрочно.

До принятия Программы в 2009 году на хранении в госархиве находилось 946 единиц хранения документов личного происхождения, среди которых были документы партийных, комсомольских работников, ветеранов войны и труда, учителей, преподавателей, писателей, художников,  историков, краеведов, спортсменов Тюменской области.

На сегодняшний день количество документов личного происхождения составляет более 2,3 тыс. единиц хранения, и их видовой состав постоянно расширяется.

В список № 1 граждан-источников комплектования государственного архива на 2009-2013 гг. было включено 29 фондообразователей, среди которых работники предприятий нефтяной и газовой промышленности, летчик, врачи, архивисты.

В 2014-2016 гг. на хранение были переданы документы от 15 фондообразователей. Состав  фондообразователей был дополнен общественными деятелями, инженерами, архитекторами, режиссерами, артистами, работниками культуры, журналистами, юристами, спортсменами.

В 2017-2020 гг. личные фонды госархива дополнены документами 21 фондообразователя, среди них: геологи, работники транспорта, философы, библиотекарь-библиограф, генеалог, полковник Союза казаков России.

В 2019-2020 гг. проводилась работа по созданию личных фондов с композитором, пианистом, балетмейстером, агрономом, общественными и политическими деятелями Тюменской области, часть из которых уже передали документы для проведения экспертизы ценности и формирования личного фонда.

По состоянию на 2020 год основную долю документов личных фондов составляют документы партийных, комсомольских, общественных деятелей – 24%, участников Великой Отечественной войны – 12%, участников установления Советской власти – 8%, журналистов – 11%, писателей – 10%,  научных деятелей - 6%, учителей – 4%, депутатов, врачей, спортсменов, актеров, художников,  краеведов, архитекторов – 2%.

Видовой состав документов за последние годы пополнился: макетами, эскизами, архитектурными проектами, чертежами, рисунками, переводами песен, агитационными, пропагандистскими листами, географическими, топографическими картами и др.

В целом, можно сделать заключение об успешности реализации Программы, что проявляется в пополнении списков источников комплектования новыми фондообразователями, расширении видового состава документов личного происхождения.

Вместе с тем, практика показывает, что уменьшается количество документов, имеющих такие способ воспроизведения, как автограф, рукопись – всё большее предпочтение отдается машинописи и компьютерной печати. Исчезает и эпистолярный жанр - письма, и задача госархивов – сохранить эти документальные свидетельства уходящей эпохи и предоставить широкий доступ пользователей к ним.

Прием документов личного происхождения связан с необходимостью их упорядочения и фондирования. При этом в личных фондах и коллекциях могут оказаться не только личные документы, но и официальные документы в подлинниках и копиях, а также музейные предметы (ордена, медали, значки, картины в рамках, сувениры и т.д.). Музейные предметы описываются в соответствии с «Методическими рекомендациями по работе с документами личного происхождения в муниципальных архивах» и Памяткой «Комплектование, описание, учет, хранение и использование музейных предметов в архивах», разработанными Управлением по делам архивов Тюменской области, и комплектуются в фонд музейных предметов с обязательной ссылкой в предисловии к описи фонда их владельца.

При описании музейных предметов особое внимание уделяется их внешним особенностям и степени сохранности, а также так называемой «легенде», т.е. информации, от кого и при каких обстоятельствах получен предмет, так как эта информация может иметь большое значение при определении ценности музейного предмета для истории области.

Личный архив гражданина складывается стихийно, как результат его творческой, общественной, научной, служебной и личной жизни. Виды, формы документов личного происхождения и способ фиксации в них информации не регламентируются обязательными нормами, вследствие чего имеют место произвольность изложения информации в документах, отсутствие или недостаточность атрибуции (отсутствие подписи, датировки, аннотаций на фотографиях и др.), нестандартность в формате и др. особенности.

Также существует проблема физической сохранности документов, которая выявляется на этапе проведения экспертизы ценности. При необходимости перед передачей документов на хранение проводится их реставрация.

В связи с этим на сегодняшний день перед госархивом стоят следующие задачи:

1. Увеличить состав и содержание личных фондов и коллекций, дополняя их разнообразными видами документов и источниками комплектования. В госархиве на сегодняшний день не представлены документы тружеников тыла, работников сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности, музыкантов, композиторов.

2. Необходимо проведение комплекса мероприятий по обеспечению  сохранности документов личного происхождения, в том числе по выявлению особо ценных документов. К особо ценным документам можно отнести, например, дневники В.И.Шарпатова, летчика, Героя России, с приложением календаря пребывания в плену у талибов экипажа самолета Ил-76 в 1995-1996 гг., письма митрополита Крутицкого Петра в органы ОГПУ 1932-1934 гг. и др.

3. Для большинства пользователей работа с подлинниками архивных документов в читальных залах остается главным способом изучения исторических источников. Вместе с тем, количество пользователей, отдающих предпочтение электронным технологиям, постоянно растет. Поэтому госархивом  проводится работа по оцифровке документов и предоставлению доступа к ним в сети Интернет через Автоматизированную информационную систему «Электронный архив Тюменской области».

4. Договор дарения является той правовой конструкцией, которая позволяет закрепить все права и обязанности сторон, и их ответственность, порядок и способы дальнейшего использования документов архивного фонда. Поэтому особое внимание следует уделить составлению типового договора, который включал бы все моменты, связанные с возвратом документов, наличием или отсутствием исключительных прав на объекты интеллектуальной собственности.

Все документы личного происхождения, включенные в объединенные архивные фонды, коллекции и личные фонды и не имеющие ограничений использования доступны в электронном виде и для ознакомления в читальном зале госархива, широко пропагандируются как на публичных мероприятиях, так и на сайте Управления по делам архивов Тюменской области на странице госархива (http://archiv.72to.ru).

Примечания

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Гражданский кодекс РФ Статья 1275. Свободное использование произведения библиотеками, архивами и образовательными организациями;
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов;
4. Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;
5. Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав, доступу и порядку использования таких документов (Росархив, ВНИИДАД, 2017);
6. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения в муниципальных архивах (Управление по делам архивов Тюменской области, 2007);
7. Долгушина Е.И. «Государственному бюджетному учреждению Тюменской области «Государственный архив социально-политической истории Тюменской области» - 70 лет», 2014;
8. «Программа комплектования ГБУТО ГАСПИТО на 2017-2021гг.», 2016.