Государственное бюджетное учреждение Тюменской области «Государственный архив в г.Тобольске» осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранение в ГБУТО ГА в г.Тобольске.

На 1 января 2023 года в ГБУТО ГА в г.Тобольске на хранении находится 325 334 единицы хранения, включенных в 1459 фондов, в том числе 320 964 архивных дела на бумажной основе, 4298 фото, 7 ед.хр. видео-аудиодокументов, 65 машиночитаемых (электронных) дела. Учтены в качестве особо ценных 3324 дел, статус уникальных присвоен 29 документам.

В 2022 году сотрудники архива осуществили прием на хранение 490 единиц хранения архивных дел, в том числе 217 дел управленческой документации, 60 дел личного происхождения, 207 на электронных носителях, 6 по личному составу.

На 1 января 2023 года в списке организаций-источников комплектования ГБУТО ГА в г.Тобольске состоит 13 организаций, в том числе: 8 государственных, 5 негосударственных.

Активно ведется научное использование, популяризация архивных материалов. На основе документов, хранящихся в ГБУТО ГА в г.Тобольске, готовятся выставки, публикации в газетах и журналах, телепередачи.

В государственном архиве работает один читальный зал на 20 посадочных мест. Читальные залы оборудованы автоматизированными рабочими местами для работы с электронным научно-справочным аппаратом к документам архива, электронными копиями дел. Большой комплекс документов генеалогического характера оцифрован и доступен к просмотру в электронном виде как в читальном зале архива, так и удалено через портал «Электронный архив Тюменской области».

В целях социальной защиты граждан, их пенсионного обеспечения специалистами государственного архива ежегодно исполняется большое количество социально-правовых запросов, связанных с подтверждением трудового стажа, размера заработной платы, фактов награждений. Кроме того, от заявителей поступают тематические (генеалогические, биографические и другие) запросы и их количество ежегодно растет. Так, за 2022 год специалистами государственного архива было исполнено 2304 запроса, в том числе 1044 социально-правовых и 1260 тематических. Все запросы исполнены в установленный законодательством срок.

Работа государственного архива регламентируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Законом Тюменской области от 28.12.2004 № 313 «Об организации архивного дела в Тюменской области», Уставом ГБУТО ГА в г.Тобольске и направлена на обеспечение социальной защищенности граждан, реализацию их конституционных прав и гарантий, на информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их запросами и на расширение доступа граждан к ретроспективной информации.

В 2022 году государственный архив начал представлять свою деятельность в социальных сетях «Вконтакте», «Одноклассники», создав официальные группы. В ежедневном формате осуществляются публикации с целью популяризации архивных документов и освещением деятельности архива.